Det har i det siste vært mye oppmerksomhet rundt spørsmål knyttet til offentlige søkerlister og partsinnsyn ved ansettelser i Den norske kirke. KA og Kirkerådet gir her felles anbefalinger om hvordan dette bør håndteres i den enkelte virksomhet eller det enkelte organ.
Det jobbes med en fyldigere veiledning som etter planen er klar før sommerferien.
Individuell vurdering av hver sak
Vi understreker at behandling av personopplysninger er den enkelte virksomhetens ansvar. Alle spørsmål om offentlighet/innsyn må vurderes konkret ut fra personvernforordningen og med utgangspunkt i kirkeordningens intensjon om åpenhet i ansettelsesprosesser.
Offentleglovas status i Den norske kirke
Fram til 31. desember 2020 hadde virksomheter i Den norske kirke lovhjemmel – og med det også plikt – til å offentliggjøre søkerlister, da kirkeloven slo fast at offentleglova gjaldt. Offentlig søkerliste skal i henhold til offentleglova § 25 inneholde navn, alder, stilling/yrkestittel og bo- eller arbeidskommune for hver søker.
Fra 2021, da trossamfunnsloven trådte i kraft, gir kirkeordningen § 42 rettslige rammer for saksbehandling i kirkelige organer: «Forvaltningsloven, offentleglova og regler om offentlige organer i arkivlova gjelder for den virksomhet som drives av kirkelige organer.» Forarbeidene til trossamfunnsloven gjør det klart at disse lovene ikke gjelder som lover for Den norske kirke, men som et internt regelverk med samme ordlyd som nevnte lover. Dette innebærer at lov og forskrift går foran dersom det er motstrid mellom regelsettene.
Virksomhetene må derfor vurdere om og eventuelt hvordan intensjonen om offentlighet i ansettelsesprosesser kan oppfylles uten å bryte personvernlovgivningen.
Behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen
Personvernforordningen krever grunnlag/hjemmel etter artikkel 6 for å behandle personopplysninger (behandlingsgrunnlag). Tidligere var behandlingsgrunnlaget for offentliggjøring av opplysninger om jobbsøkere en «rettslig forpliktelse», altså at dette var lovpålagt for virksomheter i Den norske kirke (art. 6 nr. 1 bokstav c).
Nå når dette ikke lenger er tilfelle, kan alternative behandlingsgrunnlag være:
- artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke)
- bokstav b (nødvendig for å oppfylle en avtale)
- bokstav f (berettiget interesse)
I tillegg krever personvernforordningen grunnlag i artikkel 9 for behandling av særlige kategorier opplysninger, blant annet opplysning om «religion». Å søke stilling i Den norske kirke er ikke nødvendigvis en opplysning om søkerens religion. Krav om medlemskap eller innholdet i en stilling kan likevel innebære at det å søke på den er å anse som en opplysning om religion. Som etter artikkel 6, vil samtykke være et aktuelt grunnlag etter artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Andre grunnlag etter artikkel 9 nr. 2 kan være bokstav d (berettiget aktivitet for et trossamfunn) eller bokstav e (åpenbart at personen selv har offentliggjort opplysningen).
Utarbeiding av offentlig søkerliste
Ved samtykke til offentliggjøring/innsyn fra den som søker har man som virksomhet utvilsomt behandlingsgrunnlag (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a og artikkel 9 nr. 2 bokstav a). Det må da opplyses i utlysningen at det vil bli utarbeidet offentlig søkerliste, og det må være mulig å bli unntatt fra en slik liste.
For at samtykke skal være gyldig, krever personvernforordningen artikkel 7 tydelig informasjon og at det når som helst er mulig å trekke samtykket tilbake. Hvis et samtykke trekkes tilbake, blir ikke den offentliggjøringen som fant sted før dette tidspunktet ulovlig. Vi anbefaler at det etterspørres aktivt samtykke, for eksempel i form av avkryssing i søknadsskjema med informasjon om mulighet for unntak og at samtykke kan trekkes tilbake.
Vi utreder videre om berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f) eventuelt kan være et alternativt grunnlag for publisering eller utlevering av opplysninger om søkere for alle eller enkelte stillingstyper i Den norske kirke.
Utlevering av opplysninger til andre søkere (partsinnsyn)
Den som søker en stilling, går med på at opplysninger behandles slik det er nødvendig for å gjennomføre en tilfredsstillende tilsettingsprosess. Det å kunne opplyse søkere om andre søkere bidrar til en gjennomsiktig og rettferdig prosess, som både den som ansetter og søkerne har interesse av.
Ordningen for offentlige stillinger er i henhold til forvaltningslovforskriften kapittel 5 at alle søkere kan få innsyn i opplysninger om øvrige søkere til samme stilling, såkalt partsoffentlighet/partsinnsyn. Imidlertid er det kun kapittel II og III i forvaltningsloven som etter kirkeordningen § 42 gjelder i tilsettingssaker i Den norske kirke, og som følge av dette er ikke forvaltningslovforskriften omfattet av kirkeordningen i disse tilfellene. Det er derfor opp til den enkelte virksomheten om man ønsker å følge disse ordningene. Rettssubjektet Den norske kirke har for eksempel en bestemmelse i sitt personalreglement om at forvaltningslovforskriften kapittel 5 skal gjelde.
KA og Kirkerådet vurderer at personvernforordningen ikke trenger å være til hinder for utlevering av søkeropplysninger til andre søkere, men at det må gjøres en vurdering av om det er nødvendig med samtykke i hvert tilfelle. Ett element i denne vurderingen kan være om man har vedtatt å følge forvaltningslovforskriften kapittel 5 og gjort dette kjent for søkerne.