Produktet "Kirkepartner Basis", som primært er en komplett kontorstøtte løsning, er også med på å finansiere en rekke andre tjenester fellesrådene har behov for. Eksempel på dette er migrering og arkivprosjekt.
Migrering og etablering
Når en skal flytte fra en driftsleverandør til en annen vil en gjerne ha med seg data som epost og filer fra tidligere. Det å starte med blanke ark er sjelden ønskelig, men det kan ofte være en merkostnad hos enkelte leverandører for å få dette med. Det samme gjelder flytting av systemer, med tilhørende databaser. Brukertilganger og rettigheter skal etableres. Om må gjøre det selv er det også en merkostnad. At det er inkludert i prisen fra leverandøren sikrer en mot kostnadsoverraskelser eller mangelfulle leveranser. I Kirkepartner Basis inkluderes ikke bare våre kostnader med flytting (migeringen) av epost og filer, men også flytting av kirkelige fagsystemer som Kardinal, Gravlund og Labora Menighet.
Arkiv anskaffelse
Å anskaffe en fullverdig arkiv-, saksbehandler og møteløsning har en kostnad. Det å definere krav og behov før en går til anskaffelse gjør de fleste som foretar større anskaffelser. Få kjøper en bruksbil som riktignok er godkjent, men som ikke egner seg for helårsbruk. På samme måte må en ved anskaffelse av arkivløsning også stille krav om mer enn at den skal være NOARK godkjent. Hva med ivaretagelse av annet lovverk som fellesrådene også må oppfylle? På Kirkebakken foreligger den kravspesifikasjonen som representanter fra fellesråd, bispedømmekontorer og Kirkerådet fikk utarbeidet forut for valget av Public 360. Kostnaden for denne kravspesifikasjonen finansieres gjennom Kirkepartner Basis. Det samme selve anskaffelsesprosessen som ble gjennomført. Den fordelaktige avtalen kan benyttes av alle fellesråd i Dnk, uten at de selv må kjøre en egen Offentlig anskaffelsesprosess.
Etablering av arkivplan
Når en tar i bruk system for elektronisk arkivering krever lovverket at fellesrådet skal ha en ajourført arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instrukser, regler, planer m.v. som gjeld for arkivarbeidet. Få fellesråd har kapasitet eller kompetanse til å utarbeide dette uten ekstern bistand. Dette er materiale en får ta del i når en går til anskaffelse av Public 360 og dekkes av Kirkepartner Basis.
Etablering av arkivnøkkel
Arkivloven stiller krav om at en skal ha et klassifikasjonssystem - en arkivnøkkel - som omfatter alle de saksområda fellesrådet og menigheten steller med. I samarbeid med Riksarkivet ble det etablert et eget prosjekt for å opprette en ny, emnebasert arkivnøkkel, som ble godkjent i 2015. Med på kjøpet, finansiert gjennom Kirkepartner Basis, får fellesrådet tilgang til denne arkivnøkkelen uten å måtte ta denne kostnaden selv. Den nye nøkkelen er bygget opp slik at bak hver arkivkode ligger det et regelverk som sørger for automatisk bevaring og kassasjon. Det som ikke skal avleveres til Riksarkivet kasseres og resten av arkivmaterialet overføres til en XML-fil for avlevering.
Oppsett av løsningen
Alt trenger heller ikke å avleveres til Riksarkivet og det å sette opp systemet slik at det kan foreta nødvendig skille mellom det som skal bevares og det som skal kasseres sparer en også for arbeid i ettertid når tidspunkt for avlevering kommer.
Systemer må settes opp for å passe til den organisasjonen den skal benyttes for. Derfor la Kirkepartner ut for kostnaden forforprosjektet, hvor flere fellesråd med, for å få satt opp løsnignen på en mest mulig optimal måte tilpasset menighet og fellesråd. Dette gir en bedre totaløkonomi, enn om hvert enkelt enhet skulle tatt å gjort dette selv. Dermed blir også kostnaden fordelt på flere (og etter størrelse på fellesrådet). Noe som også gir små og mellomstore fellesråd mulighet til å ta i bruk løsninger som kun de aller største fellesrådene har fått kommunal finansiering til.
Innføringsprosjekt og opplæring
Alle som har tatt i bruk systemer vet at en god innføring og opplæring også avgjør om en greier å ta ut effekten av det systemet en har skaffet til veie. Mye av kompetansebyggingen skjer også etter at den første opplæringen er gjort gjennom tradisjonelle kurs. Å ha et godt support og støtteapparat er sjelden med i en systemleveranse, men i totalpakken fra Kirkepartner, er dette også hensyntatt.
HVA MER?
Overnevnte var bare noen få eksempler på hva som inngår i «all inclusive» fra Kirkepartner når en er Basiskunde og tar i bruk Public 360. Ønsker du å vite mer hva en som fellesrådskunde får på kjøpet? Ta kontakt med oss!
Lurer du også hva dette gjør med prisene over tid når en har vært kunde en stund? Alle som har betalt ned lån på hus vet at en etterhvert får lavere boutgifter. Som kunde hos Kirkepartner, er også fellesrådet medeier. Dermed får fellerådet også ta del i denne gevinsten.