For å beholde kirkens filer og data trygge, bør ikke dokumenter deles utenfor kirkens Microsoft 365-plattform gjennom løsninger som Dropbox eller Google Docs.
Det betyr at ansatte, frivillige, rådsmedlemmer og andre samarbeidspartnere må få tilgang til kirkens Microsoft 365-plattform for å samarbeide om og dele informasjon. Du kan gjøre det enten ved å invitere de inn som gjester i et Teams-rom, eller ved å dele dokumenter gjennom delingsfunksjonen i Microsoft.
Oppretter gjestekonto automatisk
Frem til 1. mai kan alle som ikke er på Kirkens lokale skrivebord åpne delte dokumenter gjennom å oppgi en kode de har fått tilsendt på e-post. Dette har vært en enkel måte å dele enkeltdokumenter på.
Fra 1. mai kommer det krav om to-faktorpålogging med Microsoft Authenticator. Etter at du har sendt lenken vil mottakeren automatisk bli ledet til å opprette en gjestekonto som skal brukes til å logge på for å få tilgang til dokumentet. Hvis mottakeren har en gjestekonto fra før vil mottakeren få krav om å logge på med den.
Innen utgangen av august 2026 må alle som skal ha tilgang til kirkens dokumenter være registrert med gjestekonto for å beholde tilgangen både til nye dokumenter og dokumenter som ble delt med kode før 1. mai.
Hvorfor skjer dette?
Microsoft innfører økt sikkerhet som får konsekvenser for hvordan vi deler filer. Dette gir bedre beskyttelse, men krever litt mer av både deg og mottakeren. Endringen har vært varslet lenge og er ikke mulig å velge bort.
Det er forskjell på gjestekonto og KirkeID
For ansatte som er på Kirkens lokale skrivebord, er pålogging enkelt: Du kan logge på både kirkens digitale fellesløsninger og kirkens Teams med din KirkeID.
Ansatte uten Kirkens lokale skrivebord, rådsmedlemmer og andre som både trenger tilgang til kirkens fellesløsninger og skal samarbeide på kirkens Microsoft 365-område vil måtte benytte to Microsoft-kontoer for kirken:
- En gjestekonto opprettes automatisk av Microsoft når du blir invitert til å delta i et Teamsrom, eller skal ha tilgang til et dokument. Gjestekonto settes opp med din vanlige jobb eller privat-epost (for eksempel kommune-epost).
- KirkeID (ab123@kirken.no) er en Microsoft-konto som benyttes til å logge på flere av kirkens digitale fellesløsninger som for eksempel Kirkens intranett, Kirka vår, Læringsplattformen og Ordna eiendom. Ansatte uten Kirkens lokale skrivebord, rådsmedlemmer og frivillige som trenger tilgang til Kirkens fellesløsninger får tildelt KirkeID for pålogging.
Både for bruk av gjestekonto og KirkeID er det krav om to-faktorpålogging med appen Microsoft Authenticator.
Flere ressurser
Mange trenger hjelp til pålogging. Kirkepartner Servicedesk er tilgjengelig for supporthenvendelser. Det er laget en egen ressursside for samarbeid med gjester:
Samarbeid med gjester på Kirkens lokale skrivebord - Ressursbanken, Den norske kirke