I brev 6. september 1996 fra Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet til biskopene har kirkebokførerne fått delegasjon til å gi innsyn i kirkebøkene:
Den enkelte biskop gis fullmakt til å samtykke i at slektsgranskere og andre etter søknad gis rett til innsyn i kirkebøker når det har gått mer enn 60 år siden siste innføring ble gjort.
Dette fullmaktsbrevet avløser departementets rundskriv av 24. september 1971.
Biskopens fullmakt medfører ingen endring i den adgang kirkebokføreren har til selv å utstede attester og gi opplysninger som finnes i kirkebøkene etter forespørsel fra publikum.
Taushetsbelagte opplysninger
Kirkebøkene inneholder personlige opplysninger som er taushetsbelagte i henhold til forvaltningsloven (fvl.) § 13, og slike opplysninger kan derfor bare gis til dem de direkte angår, de nærmeste etterlatte eller noen av disses representanter. Alle har rett til å få opplyst hvilke opplysninger om dem selv som finnes i kirkebøkene. Taushetsbelagte opplysninger kan likevel gis til utenforstående dersom fvl. §§ 13, 13 a eller 13 b åpner for det. Opplysninger om noens personlige forhold kan således gis til andre enn dem de angår bl.a. dersom det foreligger samtykke fra vedkommende selv eller i tilfelle fra de nærmeste pårørende. Opplysninger om f.eks. sted og dato for fødsel, dåp, inngåelse av ekteskap og dato for dødsfall regnes normalt ikke som personlige forhold og kan gis av kirkebokføreren uten at samtykke er nødvendig. Det samme gjelder forhold som er allment kjent eller som det vanligvis anses helt kurant å gi opplysning om.
Ikke taushetsbelagte opplysninger
Taushetsplikten bortfaller når opplysningene er mer enn 60 år gamle, og publikum kan etter denne tid gis opplysninger som ikke gjelder dem selv. Kirkebokføreren bør så langt det lar seg gjøre være behjelpelig overfor personer som henvender seg til kontoret med ønske om konkrete opplysninger eller opplysninger i en bestemt sak. Kirkebøkene er imidlertid ikke gjenstand for almenoffentlighet, dvs, at ingen har krav på å få slike opplysninger. Man bør være varsom med å gi ut opplysninger om noen nålevende person dersom det er grunn til å anta at vedkommende ikke ønsker at opplysningene skal bli gitt ut. Avgjørelsen vil bero på kirkebokførerens eget skjønn.
Det må skilles mellom publikums adgang til å få opplysninger fra kirkebøkene og rett til selv å se i dem. Kirkebokføreren kan ikke gi utenforstående fysisk tilgang til kirkebøkene uten at det er gitt samtykke til det. Når det har gått mer enn 60 år siden siste innføring i kirkeboken ble gjort, kan biskopen ut fra en helhetlig vurdering i det enkelte tilfelle samtykke i at den som søker om det gis rett til innsyn i kirkeboken. Momenter i vurderingen kan bl.a. være hva opplysningene skal brukes til, om opplysningene lett kan skaffes til veie på annen måte, og hvorvidt kirkebokføreren eller prosten i sin tilråding til biskopen har innvendinger mot at vedkommende gis tilgang til kirkebøkene. Rett til innsyn bør ikke gis dersom opplysninger som er eldre enn 60 år røper forhold som er til skade for noen nålevende person. Dersom det i enkelte tilfeller er tvil om en opplysning bør bli gitt videre fra den som er gitt rett til innsyn, feks. ved utgivelse av slektsbok, må vedkommende legge spørsmålet fram for kirkebokføreren.
Fvl. § 13d åpner for at forskere kan gis tilgang til kirkebøker selv om det er mindre enn 60 år siden siste innføring ble gjort. Slike søknader skal fortsatt avgjøres av departementet.
Avgjørelse om innsyn i kirkebøker er å anse som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, og avslag kan påklages til departementet innen tre uker etter at vedkommende har fått underretning om avgjørelsen. Vedtaket skal opplyse om klageadgangen og at klagen framsettes for biskopen.
Hvordan innsynet skal skje
Et samtykke gir bare rett til innsyn i de aktuelle kirkebøkene, og kan bare gis dersom undersøkelsene kan foretas på kirkekontoret uten å være til hinder for det daglige arbeidet der. Kirkebøker kan ikke lånes ut. Søknader om avfotografering eller fortløpende avskrift av hele eller deler av kirkebøker skal fortsatt avgjøres av departementet. Slike tillatelser har bare vært gitt i noen få helt spesielle tilfeller.
Opplysninger om adoptivbarns biologiske foreldre kan ikke gis av kirkebokførerne, og den som ønsker slike opplysninger skal henvises til vedkommende fylkesmann.
