Ansvarsfordeling og samarbeid mellom menighetsråd og kirkelig fellesråd

Brev til menighetsråd og kirkelig fellesråd, februar 2001


På bakgrunn av flere henvendelser har Kirkerådet (KR) og Kirkens arbeidsgiverorganisasjon (KA) funnet det hensiktsmessig å utarbeide et felles brev om ansvarsfordeling og samarbeid mellom menighetsråd og kirkelig fellesråd. Brevet vil spesielt fokusere på forhold knyttet til fellesrådets ansvar og rolle som arbeidsgiver for tilsatte som arbeider innenfor menighetsrådets virksomhetsansvar, og gi hjelp til å forstå hvilket ansvar henholdsvis menighetsrådet og fellesrådet har når det oppstår usikkerhet og uenighet om saker som berører arbeidsgiverrelaterte spørsmål.


Innledning
En hovedintensjon med kirkeloven av 1996 (kl) var å styrke soknet som grunnenhet i kirken. Loven innebærer at det i kommuner med flere sokn er to organer som representerer soknet; menighetsråd og kirkelig fellesråd. Disse to organene står ikke i noe over- eller underordnet forhold til hverandre, de er hver for seg selvstendige med hver sine ansvarsområder, jf kl §§ 9 og 14. Ut fra kl § 5 er det menighetsrådet som opptrer på vegne av soknet når myndigheten ikke i lov eller i medhold av lov er lagt til kirkelig fellesråd eller annet organ. Menighetsrådets oppgaver og ansvar er gitt en bred formålsbeskrivelse i kl § 9. Det overordnede formålet er en oppmerksomhet på alt som kan gjøres for å vekke og nære det kristelige liv i soknet. Ansvaret for kirkelige undervisning, kirkemusikk og diakoni er blant områdene som spesielt blir trukket fram. Rådets samlede oppgaver benevnes ofte som menighetsrådets virksomhetsansvar.

Ansvar og myndighet for kirkelig fellesråd er beskrevet i kl § 14, og omfatter områdene kirkebygg, kirkegård, menighetskontor, arbeidsgiveransvar for stillinger lønnet over fellesrådets budsjett og plan- og økonomiansvar i forhold til kommunen. Ettersom fellesrådet gjennom kl § 14 er pålagt å fremme samarbeid mellom soknene, kan soknene i fellesskap bruke fellesrådet til å løse felles oppgaver som i loven er lagt til det enkelte menighetsråd. Det er grunn til å understreke at fellesrådet er soknenes organ, og det er det enkelte sokn som utpeker medlemmene i fellesrådet.

Ved bruk av juridiske begreper er det på denne bakgrunn grunnlag for å si at menighetsrådets ansvar og myndighet er negativt avgrenset, dvs ansvar og myndighet på soknets vegne er lagt til menighetsråd, dersom loven ikke har lagt ansvaret til et annet organ. Fellesrådets ansvar og myndighet er positivt avgrenset, dvs at fellesrådet må ha grunnlag i lov, forskrift e.l. for å opptre på vegne av soknet.


Fellesrådets arbeidsgiveransvar og menighetsrådets virksomhetsansvar
Innenfor arbeidsretten er det vanlig å legge til grunn at arbeidsgiver har ansvar for, og rett og plikt til å lede, organisere og kontrollere det arbeid som utføres av de tilsatte. Dette ansvaret blir benevnt som arbeidsgivers styringsrett. Styringsretten vil være begrenset av lover og avtaleverk, slik som f. eks. arbeidsmiljøloven, ferieloven, tariffavtaler osv. En konsekvens av kirkelovens fordeling av ansvar mellom soknets to organer er at kirkelig fellesråd vil ha arbeidsgiveransvaret for stillinger som har oppgaver og funksjoner innenfor det som er menighetsrådets virksomhetsansvar. Dette vil i særlig grad omfatte de som er tilsatt i fellesrådet med funksjoner innenfor barne- og ungdomsarbeid, undervisning, diakoni og kirkemusikk. Det forhold at to organer på denne måten representerer samme sokn gjør det nødvendig å avklare forholdet mellom fellesrådets arbeidsgiveransvar og menighetsrådets virksomhetsansvar. Det er i denne forbindelse grunn til understreke at dette er et område av kirkeloven der verken loven selv eller lovens forarbeider gir klare føringer.


KR og KA vil imidlertid legge vekt på følgende:
Vedtak i menighetsrådet innenfor menighetsrådets virksomhetsansvar skal være retningsgivende for fellesrådet som arbeidsgiver i forhold til tilsatte som arbeider innenfor disse virksomhetsområdene. Dette innebærer at menighetsrådets beslutninger på grunnlag av sitt virksomhetsansvar i utgangspunktet representerer begrensninger på fellesrådets styringsrett som arbeidsgiver.

Menighetsrådet kan ikke i medhold av virksomhetsansvaret utøve det ansvar og de funksjoner som følger av arbeidsgiveransvaret i forhold til de tilsatte. Menighetsrådets virksomhetsansvar er også begrenset i forhold til det helhetsansvar som fellesrådet har som arbeidsgiver for de tilsatte. Ved iverksetting av tiltak/endringer i en menighet som berører de tilsatte må fellesrådet som arbeidsgiver vurdere en rekke personalmessige forhold. Fellesrådet vil også måtte vurdere økonomiske forhold og forhold knyttet til kirke og kirkegård. Disse forholdene kan virke begrensende for gjennomføring av vedtak i menighetsrådet.

Dette understreker at det er nødvendig med god kommunikasjon mellom menighetsråd og fellesråd. Videre vil vi understreke betydningen av at begge organer har en avklart rollefordeling og respekt for hverandres ansvar og funksjoner.


Arbeidsgiveransvar
Arbeidsgiveransvaret, slik det bl.a. kommer til uttrykk i arbeidsmiljøloven og avtaleverket, innebærer ansvar for tilsetting, oppsigelse, disiplinærmyndighet, lønn, permisjon, arbeidstid, ferie, arbeidsmiljø mv. Dette er oppgaver hvor fellesrådet normalt vil ha hele ansvaret, selv om arbeidstakeren helt eller delvis har oppgaver innenfor menighetsrådets virksomhetsansvar. Fastsetting av andre rammebetingelser for stillingen, slik som f. eks. stillingsbeskrivelse og arbeidsplan, vil også være fellesrådets ansvar. Fellesrådet skal legge vekt på eventuelle relevante vedtak i menighetsrådet når slike rammebetingelser for stillingene skal fastsettes. Menighetsrådet skal f. eks. bli gitt anledning til å avgi uttalelse ved fastsettelse eller endring av stillingsbeskrivelse. Det er for eksempel uheldig dersom fellesrådet prioriterer arbeidsområder som er på kollisjonskurs med menighetsrådets planer og prioriteringer, jf første punkt ovenfor.


Virksomhetsstyring
Når en som er tilsatt av fellesrådet har arbeidsoppgaver innenfor menighetsrådets virksomhetsområde, innebærer dette at fellesrådet innenfor bestemte rammebetingelser stiller en viss ressurs til disposisjon for soknet. Menighetsrådet skal ut fra sitt virksomhetsansvar i soknet ha innflytelse over disponering av denne stillingsressursen. Når menighetsrådet fatter vedtak ut fra sitt virksomhetsansvar, vil vi benevne dette som virksomhetsstyring. Menighetsrådets virksomhetsstyring utøves f. eks. gjennom planvedtak, budsjettvedtak og prioriteringer som vil være retningsgivende for tilsatte som arbeider innenfor menighetsrådets virksomhetsområde. Det er viktig å legge til rette for et godt forhold mellom menighetsrådet og de tilsatte, siden det i stor grad vil være de tilsatte som skal ivareta menighetsrådets virksomhetsansvar i det daglige. Vi vil i denne sammenheng minne om kl § 9, hvor det bl.a. heter: Menighetsrådet innbyr minst en gang i året de tilsatte i soknet til å at del i rådets drøftinger om menighetsforholdene og de oppgaver som foreligger.


Daglig ledelse
Alle tilsatte skal normalt ha en nærmeste overordnet som opptrer som arbeidsgivers representant. Når menighetsrådet fatter vedtak om oppgaver og prioriteringer innen de rammer som er gitt, er det viktig både for den tilsatte og for menighetsrådet å vite hvem som skal lede, organisere og kontrollere det arbeidet som inngår i menighetsrådets virksomhetsansvar. Det er bl.a. her spørsmålet om nærmeste overordnede og daglig ledelse kommer inn. Daglig ledelse av de tilsatte i soknet vil kunne skje på tre ulike måter:

1. Daglig leder/kirkeverge som nærmeste overordnede for tilsatte i fellesrådet
Kl § 13 sier at kirkelig fellesråd skal ha en daglig leder av virksomheten. Denne daglige leder (kirkeverge) er i utgangspunktet daglig leder/nærmeste overordnet for alle tilsatte under fellesrådet. Gjennom den jevnlige kontakt med de tilsatte, medarbeidersamtalen og oppfølging av denne vil det være en oppgave for kirkeverge/daglig leder å bidra til at menighetsrådets virksomhetsansvar tydeliggjøres som retningsgivende for den tilsattes arbeid. Dette representerer en særlig utfordring der en tilsatt ikke har kontor samme sted som daglig leder/kirkevergen. Vi vil anbefale at kirkeverge/daglig leder står i en løpende dialog med menighetsrådet der det er behov for avklaring. Dette kan f. eks. skje gjennom møter mellom daglig leder/kirkeverge og menighetsrådet eller representant for menighetsrådet.

Menighetsrådet kan i rollen som virksomhetsansvarlig ikke innvilge permisjon, endre arbeidstid utenfor rammer fastsatt av fellesrådet, tilsette vikar, pålegge overtidsarbeid eller gjøre andre vedtak som har økonomiske konsekvenser for fellesrådet eller innebærer endrede arbeidsbetingelser for den tilsatte. Ønsker fra menighetsrådet om endringer i ramme- eller arbeidsbetingelser for stillinger skal rettes til fellesrådet.

2. Kirkelig fellesråd delegerer bestemte arbeidsgiverfunksjoner til menighetsrådet.
Kirkelig fellesråd kan delegere mange av sine arbeidsgiverfunksjoner i et sokn til menighetsrådet, jf kl § 14, 3. ledd. Menighetsrådet kan så bestemme at en av soknets tilsatte skal være daglig leder av virksomheten, jf kl § 8 (benevnes ofte som menighetsforvalter, administrasjonsleder e.l.). Denne personen er daglig leder for hele menighetsrådets virksomhet, både oppgaver menighetsrådet er gitt gjennom kl, § 9, og fullmakter menighetsrådet har fått fra fellesrådet. Denne daglige leder rapporterer i sin helhet til menighetsrådet. Daglig leder bør derfor ha løpende dialog med representant for menighetsrådet mellom møtene der det er behov for avklaring. Samtidig skal daglig leder lede de fellesrådsansatte innenfor rammer og fullmakter fastsatt av fellesrådet. Det er derfor nødvendig å utvikle rutiner for samarbeid mellom daglig leder i menigheten og kirkevergen. Vi gjør oppmerksom på at valg av en fellesrådstilsatt medarbeider som daglig leder i soknet forutsetter godkjenning fra fellesrådet som arbeidsgiver.

Fellesrådet bør i slike tilfeller vedta et delegasjonsreglement som klargjør hvilke funksjoner som er delegert. Menighetsrådet bør så vedta hvilke av disse fullmaktene som delegeres videre til daglig leder i soknet. Det er grunn til å understreke at alle arbeidsgiverfunksjoner som ikke positivt er omtalt i et delegasjonsreglement fortsatt vil være en oppgave for fellesrådet.

3. Kirkevergen delegerer bestemte arbeidsgiverfunksjoner til en fellesrådstilsatt i soknet
Kirkevergen kan delegere mange av sine fullmakter som arbeidsgiverrepresentant til en daglig leder i soknet (benevnes ofte som menighetsforvalter, administrasjonsleder e.l.). Selv om det ikke er en forutsetning, vil vi legge til grunn at delegasjon av arbeidsgiverfunksjoner til en tilsatt i soknet er mest aktuelt der det er etablert en ordning med tilsatt daglig leder for menighetsrådet, jf kl § 8, 2. ledd. Denne personen vil da være daglig leder for både menighetsrådets virksomhet og bestemte deler av fellesrådets ansvarsområde. Denne daglige leder rapporterer til menighetsrådet for saker knyttet til kl § 9 (menighetsrådets virksomhetsansvar), og rapporterer til kirkevergen for saker knyttet til kl § 14 (bl.a. fellesrådets arbeidsgiveransvar). Det er derfor behov for å etablere rutiner for løpende dialog både med representant for menighetsrådet og med kirkevergen.


Generelt om daglig ledelse i soknet
Vi legger til grunn at valgte medlemmer av menighetsråd og fellesråd ikke kan opptre som daglig leder for tilsatte. Den som leder arbeidet i arbeidsgivers sted, jf arbeidsmiljøloven § 4, bør normalt være en som står i et ansvarlig ansettelsesforhold til det valgte organ. Hvis et medlem av menighetsråd eller fellesråd for en avgrenset periode skal fungere/vikariere som daglig leder, forutsetter dette at vedkommende fritas fra vervet i rådet, og tilsettes midlertidig som daglig leder. I tillegg må rådet gjøre vedtak om hvilke fullmakter som fungerende daglig leder skal inneha.

Delegasjon innebærer at noen utfører visse funksjoner på andres vegne. Den som delegerer kan hvis ønskelig trekke delegasjonen tilbake. Det er verdt å merke seg at fellesrådet ikke gir fra seg ansvaret selv om det på ulike måter delegerer bestemte funksjoner knyttet til det å være arbeidsgiver. Hvis det f. eks. skulle oppstå en situasjon der en daglig leder i et sokn på fullmakt fra kirkevergen gjorde et vedtak som førte til en rettssak, vil det være fellesrådet som er rett saksøkt.


Samarbeid mellom menighetsråd og fellesråd
Grensene mellom virksomhetsansvar og arbeidsgiveransvar vil ikke alltid være like klar. Det vil derfor være et felles ansvar for rådene å anerkjenne hverandres rettmessige rolle, og unngå at arbeidstakeren opplever uklarhet/spenning/konflikt i forholdet mellom fellesrådets arbeidsgiveransvar og menighetsrådets virksomhetsansvar. Dette forutsetter god kommunikasjon og vilje til smidighet for å avklare saker i grenseområder mellom menighetsråd og fellesråd. På dette området vil det være behov for ulike ordninger og rutiner ut fra de lokale forhold. Ressurser når det gjelder personell og økonomiske midler på soknenivå er svært ulik. De ulike stillingsgrupper vil også ha forskjellige behov for kommunikasjon med menighetsrådet. Noen fellesrådstilsatte har hele eller store deler av sine arbeidsoppgaver innenfor virksomhetsområdet til ett menighetsråd (f. eks. mange menighetssekretærer). For andre tilsatte vil arbeidsoppgaver i liten grad ligge innenfor menighetsrådets virksomhetsansvar (f. eks. mange kirkegårdsarbeidere), eller de har arbeidsoppgaver i flere sokn (f. eks. mange kantorer, diakoner og kateketer). Antall sokn i en kommune varierer også mye. Samarbeid og kommunikasjon mellom fellesråd og menighetsråd må derfor tilpasses de lokale forhold. Det bør være en sentral oppgave for kirkeverge/daglig leder å bidra til at det skapes gode samarbeidsformer og hensiktsmessige rutiner på dette området. Vi viser for øvrig til bestemmelsene i regler om formene for menighetsrådets og kirkelig fellesråds virksomhet § 9, som bl.a. fastsetter at menighetsråd og fellesråd skal oversende fortløpende sine møteprotokoller til hverandre.

Det er her grunn til å understreke at et slikt skille mellom arbeidsgiver- og virksomhetsansvar vil en kjenne igjen fra mange områder i andre deler av arbeidslivet, f. eks. i det som ofte benevnes som en «matriseorganisasjon». Dette er en måte å organisere arbeidet på som innebærer at en arbeidstaker er tilsatt i en linjeorganisasjon hvor nærmeste overordnede opptrer som arbeidsgiverrepresentant, samtidig som den tilsatte stilles til disposisjon for en (eller flere) prosjektorganisasjon(er) eller fagavdeling(er) med egen prosjektleder/fagleder. Prosjekt-/faglederen leder den tilsattes arbeid i prosjektet innenfor de rammer som er fastsatt bl.a. av den tilsattes arbeidsgiver, men har normalt ikke fullmakter som arbeidsgiverrepresentant. Bruk av slike begreper hentet fra arbeidslivet for øvrig kan være hensiktsmessig for å bidra til å belyse kirkelige forhold.


Presten som leder for gudstjenester og kirkelige handlinger mv
Det følger av tjenesteordning for menighetsprester og de gjeldende liturgiske ordninger vedtatt av Kirkemøtet, at gudstjenester og kirkelige handlinger ledes av forrettende prest. Gudstjenester og kirkelige handlinger kan derfor omtales som prestetjenestens virksomhetsansvar. Dette innebærer at presten er «virksomhetsleder» eller har funksjonen som «prosjektleder» overfor andre tilsatte som deltar i gudstjenester og kirkelige handlinger (organist/kantor, klokker, kirketjener m.v.). Skillet mellom arbeidsgiveransvar og virksomhetsansvar som vi har omtalt foran, vil også være en god måte å beskrive prestens rolle i denne sammenhengen. Presten vil innenfor rammer fastsatt av fellesrådet og kirkens ordninger lede de andre tilsatte i selve planleggingen, gjennomføringen og etterarbeid i forhold til gudstjenester og kirkelige handlinger. Presten kan likevel ikke opptre som arbeidsgiverrepresentant eller gi pålegg som går ut over fellesrådets rammebetingelser. Dette skillet mellom «prosjektledelse» og arbeidsgivers ledelse vil være tilsvarende for andre fagstillinger med lederansvar, f. eks. en kateket som er satt til å lede tilsatte barne- og ungdomsarbeidere. Rollene i en stab kan derfor variere ut fra ulike arbeidsområder; presten er leder for diakonen når diakonen deltar i gudstjenesten, men diakonen er leder for presten hvis presten deltar i et diakonalt prosjekt ledet av diakonen. Også for disse «prosjektlederne» vil det være en oppgave å påse at planer og andre relevante vedtak i menighetsrådet er retningsgivende for arbeid innenfor menighetsrådets virksomhetsansvar.


Fellesrådets plan- og budsjettarbeid
I henhold til kl § 14, 1. ledd, skal fellesrådet utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen. Også på dette område er det behov for gode samarbeids- og kommunikasjonsformer mellom det enkelte menighetsråds virksomhetsansvar og fellesrådets overordnede plan- og budsjettansvar. Vi minner om at fellesrådets budsjettforslag til kommunene skal inneholde utgifter til kirkelig undervisning, diakoni og kirkemusikk jf kl § 15. Fellesrådet skal i dette plan- og budsjettarbeidet legge til grunn det mål- og planarbeid som bør foregå i menighetsrådene og de prioriteringer som menighetsrådet har vedtatt, og sørge for god regi og koordinering av planprosessen. På dette grunnlaget må fellesrådet utarbeide en sentral plan der de på mer selvstendig grunnlag prioritere mellom ulike felter og satsingsområder innenfor de ressurser som fellesrådet disponerer.

Avslutningsvis minner vi om bestemmelsen i regler om formene for menighetsrådets og fellesrådets virksomhet § 11 om å avholde fellesmøte for samtlige menighetsråd for å drøfte saker av felles interesse. Dette gir muligheter for å drøfte samarbeidet og samordningen mellom fellesrådets arbeidsgiveransvar og menighetsrådenes virksomhetsansvar, og hvordan det bør ivaretas i praksis.


Kirkerådet
Gerd Karin Røsæg (s)
fung.direktør


Kirkens arbeidsgiverorganisasjon
Frank Grimstad (s)
direktør